Dokumen Elektronik (E-Doc) adalah definisi lain dari Elektronic Archive (e-Archive) yang artinya yaitu suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.
Dokumen Elektronik pada aplikasi SIKEPEL merupakan kumpulan dokumen kepegawaian dari setiap pegawai di lingkungan pemerintah Kabupaten Lebak dalam bentuk file digital hasil scan bertipe Jpg, Png, Pdf, Doc dll yang diupload pada sebuah sistem informasi kepegawai Kabupaten Lebak sebagai arsip dokumen kepegawaian setiap pegawai.
Dengan arsip dokumen elektronik ini, menjadikan resiko hilang, rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Selain itu juga dapat mempermudah apabila kita membuatuhkan dokumen tersebut dapat diakses dimana saja dan kapan saja dengan cepat dan tepat selama terkoneksi dengan jaringan internet. Berikut ini beberapa manfaat dari dokumen elektornik diantaranya:
| 1. | Cepat ditemukan dan sangat mungkin pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja |
| 2. | Pegindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi, menurut prosedur yang sudah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya. |
| 3. | Pencarian secara full-text, dengan mencari file menurut kata kuncinya ataupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen |
| 4. | Kecil kemungkinan file akan hiang, hal itu karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprintnya tanpa bisa mengubahnya. |
| 5. | Menghemat tempat |
| 6. | Membuat arsip digital, menjadikan resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. |
| 7. | Dapat berbagi arsip dengan mudah, karena berbagi dokumen dengan partner ataupun klien akan mudah dilakukan dengan jaringan LAN ataupun internet. |
| 8. | Memberikan peningkatan keamanan, karena mekanisme kontrol dengan jelas dicantumkan, pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak memiliki otoritasi relatif kesulitan dalam mengaksesnya. |
| 9. | Mudah dalam melakukan recovery data dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang kompatibel |
Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) Kabupaten Lebak dalam pengelolaan Dokumen Elektronik Pegawai pada aplikasi SIKEPEL memiliki kriteria dan standarisasi yang menjadikan dasar bahwa dokumen tersebut bisa digunakan sebagai dokumen elektornik. Adapun standar dan kriteria dokumen yang sesuai adalah sebagai berikut:
| 1. | Dokumen yang discan adalah dokumen asli |
| 2. | Dokumen Jelas jika di zoom tidak pecah |
| 3. | Dokumen bersih (tidak kotor atau buram) |
| 4. | Dokumen hasil Scaner bukan photo |
| 5. | Dokumen tampak keseluruhan tidak terpotong dan tidak miring |
| 6. | Ukuran file dokumen tidak kurang dari 1 Mb dan tidak lebih dari 1.5 Mb |
| 7. | File dokumen bertipe JPG, PNG, PDF disesuaikan dengan format yang diminta pada aplikasi |
| 8. | Memiliki legalitas yang syah sesuai aturan yang berlaku |
| 9. | Dokumen yang diupload sesuai dengan form yang dibutuhkan |
Standarisasi dokumen elektronik pada aplilkasi SIKEPEL ini kami lakukan untuk menunjang proses layanan kepegawaian secara digital tanpa berkas fisik (paperless) yang diminta oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan juga kedepan proses layanan kepegawaian di BKPP akan menggunakan layanan secara elektronik, dan salah satu pendukungnya adalah dokumen elektronik yang ada pada aplikasi SIKEPEL.
Dengan demikian bagi pegawai yang datanya belum terintegrasi dan update pada aplikasi SIKEPEL maka semua bentuk layanan kepegawaian tidak akan diproses/dilayani sesuai dengan surat edaran Sekretaris Daerah Nomor: 800/717-BKPP/2017 tanggal 31 Maret 2017 perihal Implementasi SIKEPEL. (bid. datim BKPP 08/07/2019)